個人情報保護方針

制定日：平成16年 9月30日
最終改正日：令和5年 9月 6日

当社は、個人情報を大切に保護することを企業の重要な社会的使命と認識し、役員はじめ全従業者が個人情報保護に関する法規範を遵守し、次に示す当社基本方針を具現化するために、JISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し、常に社会的要請の変化に着目しつつ個人情報保護マネジメ ントシステムの継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言いたします。

個人情報保護の重要性を強く認識し、当社で行っている発送代行、輸送サービス等でお客様よりお預かりする大切な個人情報および従業者等の個人情報の適切な取得、利用及び提供に努めます。
個人情報の利用にあたっては、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行うことがないよう社内規程を作成し、従業者に社内規程を遵守させるよう監督に努めます。
安心して個人情報をご提供いただけるように、個人情報の漏えい、滅失又はき損等の危険に対して、合理的な安全対策及び予防・是正措置を講じます。
大切な個人情報をお預かりする企業として、個人情報保護の取扱いに関する法令、個人情報保護法に基づいて各所管官庁が作成したガイドライン・指針、JIS Q 15001をはじめとするその他の規範を遵守します。
個人情報を適切に利用し、またその保護を徹底するために個人情報保護マネジメントシステムの継続的な見直し及び改善を行います。
弊社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談等があった場合には、下記の個人情報に関する苦情及び相談窓口にて、迅速かつ適切な対応をいたします。

代表取締役　薗畑 芳広

【個人情報保護方針の内容及び個人情報に関する苦情及び相談の問合せ先】
株式会社イマオサービス　ご相談窓口
住所：東京都大田区平和島3-6-1
電話：03-3762-2239
開設時間：月曜～金曜日　9:00～16:00
(年末年始、夏季休暇、祝日は除く)

弊社はお客様の個人情報を管理するにあたっては細心の注意を払い、以下に掲げた通りに取扱います。

個人情報保護管理者について
弊社は、次の者を個人情報保護管理者に任命し、お客様の個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を予防及び是正するための対策を講じています。
株式会社イマオサービス
管理部　次長
連絡先　03-3762-2239
個人情報の利用目的について
弊社は以下に掲げる利用目的のために個人情報を取得します。
（1）保有個人データ
・お問い合わせ、ご相談された方の個人情報：お問い合わせ、ご相談に対する回答
・取引先の担当者の個人情報：商談、打ち合わせ、連絡など
・従業者の個人情報：従業者の人事、労務、健康管理など
・採用応募者の個人情報：採用応募者の採用選考
・監視カメラの画像情報：防犯
（2）保有個人データ以外
・受託業務で委託元からお預かりした個人情報：次のような受託業務の遂行
　　密機器輸送、販促物の配送
　　商品や賞品の発送と交換
　　コンタクトセンター業務におけるお問合せへの回答、電話対応における品質向上

個人情報の第三者提供について
弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。
(1) お客様からの同意を得ている場合
(2) 法令等により要求された場合
個人情報の委託について
弊社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。その際、 業務委託先に個人情報を委託することがあります。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選 したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
保有個人データの安全管理のために講じた措置
弊社は、保有個人データに対して、以下に示す安全管理の措置を講じます。
（1）保有個人データの取扱い、漏えい等に対応する組織体制を整備します。
（2）保有個人データを取扱う区域において、入退室管理を実施します。
（3）保有個人データを取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を実施します。
（4）保有個人データ取扱いの担当者を限定するため、アクセス権限を設定します。
（5）保有個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス、不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。
（6）保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的に教育を実施します。
（7）保有個人データの取扱状況について、他部門による定期的な監査を実施します。
個人情報の開示・訂正・削除等について
弊社は、お客様ご本人からお申出があった場合、お客様の本人確認をおこなった後に合理的な範囲で、保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止、及び第三者への提供の記録の開示（以下「開示等」という）をいたします。ただし、他のお客様の生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合は、この限りではありません。また、法令等に定めのある場合は当該法令に基づいて適切な対応をいたします。
本人確認について
弊社では、以下のいずれかの方法にてお客様の本人確認をさせていただいております。
・お客様から既に提供を受けている電話番号にかけ直して、本人を確認する
・お客様から既に提供を受けているメールアドレスにメールを送信し、そのメールに返信して頂くことで本人であることを確認する。
・手続き時に、免許証・保険証等の証明書により本人を確認する。
開示等の求めに応じる手続きについて
弊社では、お電話にて開示等の求めを受けた際には、本人確認を行った後、速やかに開示等の求めに対して遅滞なく回答させていただきます。 お電話にて本人確認ができなかった場合には、お客様に対して「個人情報開示等請求書」と「個人情報取扱い同意書（本人確認用）」を郵送させていただきます。お客様より「個人情報開示等請求書」、「個人情報の取扱い同意書（本人確認用）」本人確認書類（免許証、保険証等）を返送いただきましたら、速やかに開示等の求めに対して回答させていただきます。 なお開示等の請求にあたり、弊社では手数料の徴収はいたしません。

なお、個人情報に関する苦情及び相談、開示等についての弊社問合わせ先は、次の通りです。

株式会社イマオサービス　ご相談窓口
電話：03-3762-2239
開設時間：月曜～金曜日　9:00～16:00
(年末年始、夏季休暇、祝日は除く)

個人情報保護管理者について
弊社は、次の者を個人情報保護管理者に任命し、お客様の個人情報を適切かつ安全に管理し、外部からの不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えい等を予防及び是正するための対策を講じています。
株式会社イマオサービス
管理部　次長
連絡先　03-3762-2239
個人情報の利用目的について
お問い合わせ、ご相談された方の個人情報は、お問い合わせ、ご相談に対する回答に利用します。
個人情報の第三者提供について
弊社は以下の場合を除いて、第三者に個人情報を提供することはございません。
(1) お客様からの同意を得ている場合
(2) 法令等により要求された場合
個人情報の委託について
弊社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しております。その際、 業務委託先に個人情報を委託することがあります。この場合、弊社は、個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選 したうえで、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。 個人情報の開示・訂正・削除等について
弊社は、お客様ご本人からお申出があった場合、お客様の本人確認をおこなった後、合理的な範囲で、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、及び第三者への提供の記録の開示（以下「開示等」という）をいたします。ただし、他のお客様の生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合は、この限りではありません。また、法令等に定めのある場合は当該法令に基づいて適切な対応をいたします。
個人情報を提供されることの任意性について
お客様が弊社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、お問い合わせ内容に回答できない場合があります。
ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について
クッキー（Cookies）や携帯識別番号(固体識別番号)等などして、本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。